Besprechungsprotokolle

Immer wieder bekommen Sie beim Versuch, jemanden anzurufen, die Antwort „Der/Die ist gerade in einer Besprechung“! Viele Menschen verbringen mehr als die Hälfte ihres Berufslebens bei Besprechungen („wann arbeiten die dann?“;-)). Nicht jeder, der „sprechen“ kann, kann auch „besprechen“, nicht jeder, der schreiben kann, ist im Stande, den Inhalt der Besprechung korrekt zu dokumentieren und als einwandfreies Protokoll zu verfassen. Sicher sammelt man im Laufe der Projekte eigene Erfahrungen oder man erhält Vorlagen mit Beispielen von Kollegen oder Vorgaben durch die Firmenleitung. Wenn man auf die Erkenntnisse aus anderen Quellen zugreifen kann, erspart man sich viel Zeit und unter Umständen viel „Lehrgeld“, besonders wenn sich ein Streitfall mit finanziellen Forderungen entwickelt und man durch sorgfältige Dokumentation die gewichtigeren Argumente liefern kann.

Auch wenn die Besprechungsprotokolle und deren Gültigkeit in der ÖNORM B 2110 nicht ausdrücklich als Dokumentationsform angeführt sind (dort sind nur das Baubuch und die Bautagesberichte enthalten), hat doch die schriftliche Formulierung der Besprechungsinhalte in der Praxis einen wesentlichen Anteil an der Dokumentation und Kommunikation im Projekt.

Nicht nur im aktuellen Ablauf, wo neue Entscheidungen oder Informationen auch an nicht Anwesende mittels Aussendung der Protokolle verteilt werden oder offene Aufgaben gezielt verfolgt werden können, bewährt sich eine sorgfältige Mitschrift. Ein eventueller Mehraufwand an Zeit für Einhaltung einer durchdachten Gliederung macht sich schon beim ersten Suchen z.B. nach Ursachen einer Störung bezahlt, wenn man durch Einsatz einer sinnvollen Struktur „punktgenau“ die Informationen abrufen kann. Das zeigt sich erst recht im Streitfall, wenn vielleicht nach mehreren Jahren zu bestimmten Ereignissen die Hintergründe erhoben werden müssen.

Juristen oder Sachverständige, die in Streitfällen ihnen unbekannte Vorgänge nur aufgrund vorliegender Dokumente oder Aussagen bewerten müssen, orientieren sich dann jedenfalls in erster Linie an Geschriebenem. Eine sorgfältige Mitschrift mit eindeutigen Formulierungen kann im wahrsten Sinn des Wortes sehr „wertvoll“ sein, wenn die Schuld an bestimmten Entscheidungen oder deren Auswirkung mit finanziellen Folgen zum Rechtsstreit führt. Wichtig dabei ist eine unmissverständliche Formulierung, sodass auch Außenstehende den Inhalt und die Zusammenhänge eindeutig verstehen.

Auch für den einfachen Teilnehmer von Besprechungen, der nicht mit der Leitung oder Protokollführung betraut ist, kann eine private Mitschrift zumindest der ihn selbst betreffenden Punkte sinnvoll sein. Damit kann man fundiert zu dem erst später einlangenden offiziellen Protokoll Einspruch erheben oder fehlende (vergessene oder unterdrückte) Inhalte geltend machen. Wie wichtig die Notizen in einem Rechtsstreit sein können, zeigt ein bekanntes Beispiel aus dem Jahr 1993. Bundeskanzler Sinowatz klagte den als „Aufdecker“ bekannten Journalisten Alfred Worm wegen Ehrenbeleidigung, weil dieser in einem Artikel über eine Vorstandssitzung der burgenländischen SPÖ den Bundeskanzler der Lüge bezichtigt habe. Der Richter bewertete die vorgelegte Mitschrift einer Teilnehmerin (Frau Ottilie Matysek) als wichtiger wie die Aussagen von dutzenden anwesenden Parteimitgliedern. Der Bundeskanzler wurde zu einer Geldstrafe von 360.000 Schilling verurteilt, zahlreiche andere Teilnehmer wurden wegen falscher Zeugenaussage verurteilt.

 

Die vorliegenden Informationen sind das Ergebnis der Erkenntnisse aus vielen Praxisjahren bei der Entwicklung einer Software für Besprechungsprotokolle. Auch wenn sicher nicht alle Punkte für alle Zwecke verwendbar sind, soll es doch aufzeigen, welche Anforderungen in der Praxis aus den zahlreichen Anwenderwünschen entstanden sind, andrerseits erhebe ich keinen Anspruch auf Vollständigkeit und bin für weitere Anregungen oder Kritiken dankbar.

Wien, im März 2017

Ing. Rudolf Titze

Gender-Erklärung: Personenbezogene Bezeichnungen, die sich gleichzeitig auf Männer und Frauen beziehen, sind größtenteils noch in der traditionell im Deutschen üblichen Form verwendet. Dies dient vor allem der deutlicheren Lesbarkeit und soll in keiner Weise eine Geschlechterdiskriminierung oder eine Verletzung des Gleichheitsgrundsatzes zum Ausdruck bringen.

 

Suchen Sie einen bestimmten Artikel ?